Maandag
Fraude, helaas komt het nog weleens voor. Nou kunnen wij dat natuurlijk niet voor u voorkomen. Wat we wel kunnen doen, is ervoor zorgen dat u als ‘slachtoffer’ zo snel mogelijk uw geld terug hebt. Tenminste, wanneer de pleger zelf nog weet waar het over gaat.
Vandaag spreken we een meneer die fraude heeft gepleegd. Hij
was alleen even vergeten wat ook alweer.
Laura heeft het hem nog even uitgelegd. En hem op het hart gedrukt dat hij nu
toch echt snel moet betalen.
Debiteur: ‘Ja, dat gaat niet. Of wilt u soms dat ik ga stelen?’
Laura: ‘Nou, uhh, daar heeft u wel ervaring mee….’
Nee, natuurlijk zetten wij mensen niet aan tot diefstal! Dus wij spreken een
betalingsregeling af, die meneer wel kan nakomen.
Dinsdag
De tweede dag van de werkweek en wij zijn superscherp en in topvorm. Kom maar door met die betalingen! De debiteuren die wij aan de lijn krijgen zijn alleen niet allemaal even goed te begrijpen. Of ligt het toch aan ons?
De telefoon gaat en wij nemen op:
Wij: ‘Kunt u ons uw debiteurnummer geven?’
Debiteur: “Ik heb geen debiteurnummer, want ik ben over straat.”
Wij: ‘U bent over straat?’ (Wat ligt u daar te doen dan? We maken ons al bijna zorgen om de debiteur)
Debiteur: “Ja, ik ben nu niet thuis.”
Aha…. Begrepen….
Woensdag
Wij vinden duidelijke communicatie heel belangrijk. Door goede afspraken te maken met debiteuren over verplichtingen en betalingsregelingen kunnen we veel problemen voorkomen. Deze debiteur kan nog wel een spoedcursusje duidelijk communiceren gebruiken.
Wij: ‘De factuur bij klant X staat al 43 dagen open. Wanneer kunnen we uw betaling verwachten?’
Debiteur: “Ja, ergens deze week.”
Wij: ‘Wanneer precies?’
Debiteur: “Ja, morgen of overmorgen.”
Wij: “Dan kiezen wij voor morgen”
Debiteur: “Eh, nee dat bedoelde ik niet”
Wij: “Maar wij wel!”
We zullen donderdag maar even extra in de gaten houden of deze meneer gaat
betalen. Liever morgen dan overmorgen!
Donderdag
We vergeten allemaal weleens een rekening te betalen. Toch? Wij gaan in ieder geval altijd uit van het goede in de mens en zetten debiteuren niet meteen onder druk. We vinden het belangrijk dat er een goede relatie blijft bestaan tussen onze klant en de debiteur. Maar we krabbelen ons weleens achter de oren over de redenen die we horen voor het niet betalen van facturen. Vandaag hoorden we weer een prachtige dubieuze debiteurensmoes.
‘Goedemorgen, mijn pas is spontaan verdwenen en morgen ga ik
op vakantie, dus ik kan ff niks regelen nu. Ik betaal de factuur zodra ik terug
kom!’
Dat zal een goedkope vakantie worden dan!
Vrijdag
We zijn net gestart met het debiteurenbeheer voor een boekhoudkantoor, gespecialiseerd in de horeca. Al snel werd debiteurenbeheerder Nathalie gebeld door een zeer joviale gozer, laten we hem even Ruud noemen. Hij zei dat hij al twee facturen had betaald en die andere twee zouden gecrediteerd moeten worden. Dus Nathalie belt met de opdrachtgever om dit door te geven en inderdaad: dit wordt nu in de administratie direct correct verwerkt. Nathalie belt Ruud weer op om door te geven dat het is opgelost.
Ruud is dolgelukkig: ‘Lieverd, binnenkort kom ik bij jullie op kantoor iets lekkers brengen.’
Nathalie geeft hem nog even een snelle hint: “We houden erg van chocola!”
Goed, of Ruud zijn belofte ook na gaat komen, dat moet nog blijken. Maar dat
het probleem zowel voor hem als voor onze klant met één telefoontje is opgelost
en daardoor iedereen blij is, is de beste waardering!