Wendy van Akker-Vlasveld – HBK
‘Ik deed het debiteurenbeheer altijd zelf. Nadat de facturen de deur uit gingen, zorgde ik voor de herinneringen en de telefoontjes wanneer betalingen uitbleven. Dat was heel tijdrovend werk. Tijd die ik liever zou besteden met werken voor klanten dan achter hen aanzitten voor betalingen!’
‘Een relatie van ons vertelde over Debitan. Hij gebruikte het systeem zelf en had positieve ervaringen met de software en het bedrijf. Serge kwam bij ons langs om een demonstratie en uitleg te geven. Zijn verhaal en de mogelijkheden sloten heel goed aan bij waar wij naar op zoek waren. De keus was dus niet zo moeilijk. We dachten: we beginnen gewoon en we kijken wel waar het schip strandt. Maar het schip vaart nog steeds lekker door.’
Met het oog op de klant
‘Debitan neemt me het bel- en mailproces na de facturatie uit handen. Dat is heel fijn. Dat aanmaningstraject voelt vaak een beetje ongemakkelijk en kost dus veel tijd. Daarnaast zien we ook wel dat vreemde ogen dwingen. Als een externe partij een bericht stuurt over een openstaande factuur, betalen klanten vaak sneller. Toch is dat dwingen niet het uitgangspunt. Het is vooral belangrijk dat het hele proces voor onze klanten ook goed aanvoelt. Voor de debiteurenbeheerders bij Debitan is dat de uitdaging. Zij moeten toch een beetje inschatten hoe de relatie met de klant is. Maar dat lukt ze heel goed.’
Tijdswinst en efficiëntie
‘Het voornaamste voordeel aan het werken met Debitan is de tijdswinst. En het feit dat ik snel overzicht heb van wat de stand van zaken is. Welke facturen er on hold staan, hoe lang facturen al open staan, etcetera. Ik heb elke week contact met Laura. Mijn collega zorgt dat alle facturen en betalingen zijn bijgewerkt in Exact Online en vervolgens vraag ik aan Laura of zij de synchronisatie in de software voor debiteurenbeheer kan uitvoeren, zodat Debitan de taken weer kan oppakken. Daarnaast check ik dagelijks de bankrekeningen op betalingen en verwerk dit meteen in de portal van Debitan.’
Redelijkheid en vriendelijkheid
‘Wanneer klanten niet betalen kan dat komen doordat ze trage betalers zijn, doordat ze het niet eens zijn met de factuur of omdat er betalingsproblemen zijn. Als we merken dat klanten niet betalen, nemen we vaak zelf nog even contact met hen op. We vinden de klantrelatie heel belangrijk. Daarom kiezen we altijd voor passende communicatie, gebaseerd op redelijkheid en vriendelijkheid. We staan ook altijd open voor een betalingsregeling als dat nodig is. Gelukkig is de betalingsherinnering vanuit Debitan vaak al voldoende om klanten aan te zetten tot betaling. Het is nog maar 3 keer voorgekomen dat we een factuur uit handen hebben moeten geven, omdat er echt geen schot in de zaak zat. En wanneer er regelingen zijn, houdt Laura voor ons bij of die allemaal ook netjes worden nageleefd. Dat scheelt mij weer tijd!’
Tip van Wendy
‘Het is belangrijk dat je kijkt hoe lang je nou precies bezig bent met het debiteurenbeheer. Hoeveel tijd ben je kwijt aan het sturen van herinneringen, het nabellen en alles controleren? Je kunt dan een afweging maken van wat je liever doet: werken voor de klanten of achter hen aanjagen voor betalingen. En daarbij is het ook heel fijn om zoiets uit te besteden aan een bedrijf dat er goed in is. Veel mensen vinden het tenslotte best ongemakkelijk om achter betalingen aan te moeten. Wanneer iemand anders jouw klanten benadert voor het betalen van jouw facturen, is er een soort afstand. Dat is wel prettig. Dan kun jij ondertussen gewoon doorgaan met werken voor die klanten, zonder bijsmaakje.’
Over HBK
HBK fiscalisten_accountants_expat consultants helpt ondernemers het beste uit hun zaak te halen. Ze onderscheiden zich van collega’s door anders naar de situatie te kijken. Door verder te kijken dan alleen belastingdruk en kansen te grijpen die anderen niet eens zien. De klant staat altijd centraal. De focus ligt niet of hoe de klant het deed als ondernemer, maar op hoe het zou moeten. HBK ontzorgt haar klanten, zodat zij de focus kunnen houden op ondernemen. De vijfentwintig adviseurs beperken ondertussen de afdracht aan de fiscus en staan aan de zijlijn als adviseur en ondersteuner.
www.hbk.nl