Wennen. We wennen allemaal aan dingen, als ze maar lang genoeg duren of vaak genoeg voorkomen. Kijk maar naar het thuis zitten en het anderhalve meter afstand houden. Nee, wij vinden het ook niet leuk, maar in een bepaalde mate went het wel. Van heel veel dingen besef je niet eens dat je eraan gewend bent geraakt, tot het er niet is. Zoals service. Heel veel dingen die wij als team normaal vinden om te doen voor onze klanten, als service, zijn bij anderen niet standaard. Hoe onze werkwijze er dan ongeveer uit zou zien?
Relatiebeheer as a service?
Je bent onze klant X. We hebben al een tijdje contact met jouw debiteur Y. Hij wil zijn factuur niet betalen en nu komt eindelijk de aap uit de mouw: hij is niet tevreden over jouw dienstverlening. Ook heeft er een woordenwisseling plaatsgevonden met een van jouw medewerkers, wat hem niet lekker zit. We vinden het vervelend voor hem, maar leggen uit dat hij toch de factuur zal moeten betalen. Hij heeft jouw voorwaarden geaccepteerd door met je in zee te gaan, dus blijft de betalingsverplichting bestaan. Debiteur Y betaalt; dan is hij maar van je af.
Maar nu echt
Wij gaan er altijd vanuit dat er een goede reden is waarom debiteuren hun facturen niet betalen en zijn dan ook een en al oor. Is hij ontevreden over jouw product of dienstverlening? Dan spelen we dat zo snel mogelijk aan je door. Ook denken we met je mee over een oplossing om deze klant tegemoet te komen. Samen vinden we een oplossing waarmee de klant tevreden is. Hij betaalt de openstaande factuur en kort erna plaatst hij een nieuwe bestelling.
Het verschil is aanzienlijk. Toch? Nog eentje doen?
Meeleven versus meedenken
Je bent nog steeds klant X (went het al, die rol?). Jouw debiteur Y belt ons op en geeft aan dat hij een factuur van je heeft ontvangen, maar dat hij altijd een betalingstermijn van 30 dagen hanteert. We bespreken dit met jou en je geeft aan dat je hiermee akkoord bent. Je laat het aanpassen in je boekhoudsysteem. Twee weken later belt debiteur Y ons weer, dat hij een herinnering heeft gehad, terwijl daar andere afspraken over waren. We geven aan dat we dat heel vervelend voor hem vinden en dat hij gewoon de 30 dagen aan mag houden voor betaling. De volgende maand ontvangt de klant wederom een factuur met die irritante betalingstermijn van 14 dagen.
Maar nu echt
Zodra we debiteur Y hebben gesproken over zijn betalingsherinnering na 14 dagen, nemen we contact op met jouw boekhouding. Veel mensen vinden het heel vervelend om een betalingsherinnering te ontvangen en we willen graag dat jouw debiteur nog lang klant bij je blijft. We geven bij de boekhouding aan dat de betalingstermijn nog niet gewijzigd is in de boekhouding en verzoeken hen dit in orde te maken. Zodra de termijn is aangepast in het boekhoudsysteem, komt dat automatisch ook in ons systeem terecht. De workflow gaat dan lopen vanaf de vervaldatum.
Door mee te denken, maken we ons eigen werk ook een stuk makkelijker. En de klant krijgt het gevoel dat hij serieus genomen wordt. Kleine moeite, groot effect. Dit wil je toch helemaal niet missen?
Wil jij ook weten of juist niet weten wat je mist? Probeer ons gratis!