De tijd vliegt en het einde van het jaar is al in zicht. En wat is er nou fijner dan 2023 beginnen met een schone lei. Geen openstaande facturen en zéker geen facturen van máánden geleden die nog open staan. Zet nu een stapje harder en maak een eindsprint in 2022. Met een uhh flowende cashflow en tevreden klanten de feestdagen in. Loop je mee?
Van uitstel komt afstel en dat is zó zonde van je tijd én je geld. Wat wij het eerst doen bij nieuwe klanten is puinruimen. We duiken de archieven in op zoek naar facturen die al héél lang betaald hadden moeten zijn, maar nog steeds open staan. Vaak heeft onze klant zijn klant écht wel geprobeerd te bereiken, maar heeft hij het op een gegeven moment opgegeven. Er moet ook nog gewerkt worden, tenslotte. Maar wij laten niemand zomaar wegkomen. Bovendien: wie voelt zich nou goed bij het idee dat hij nog facturen moet betalen?
Een beller is sneller
Normaal gesproken is een debiteurenworkflow zo ingericht dat na een dag of 14 na het verzenden van de factuur, een betaalherinnering wordt gestuurd. Meestal via mail, maar het kan ook via WhatsApp, SMS en zelfs via een brief als dat beter past. Wanneer dit niet werkt, pak je de telefoon. De klant even bellen (niet vergeten interesse te tonen!) en vragen of hij de factuur in goede orde ontvangen heeft. Wanneer er geen negatief verhaal volgt over iets waar hij niet tevreden over is, kun je vragen wanneer de factuur betaald wordt. Dan weet jij ook waar je aan toe bent.
Vreemde ogen dwingen?
Wanneer we bij klanten komen waarbij de facturen al véél langer dan die paar weken open staan, gaan we meteen bellen. Op zoek naar de klant en naar de reden van het uitblijven van de betaling. Soms is een telefoontje genoeg (vreemde ogen uhh stemmen dwingen), soms moet er eerst wat oud zeer worden rechtgezet. In uitzonderlijke gevallen is een klant niet meer te bereiken via zijn oude contactgegevens. Wat speurwerk kan hier nog uitkomst bieden, maar dat is vaak ook afhankelijk van de hoogte van de factuur. In de meeste gevallen worden deze overjarige facturen zo alsnog betaald, waardoor onze klant (en wij dus voor hem) kan beginnen met een schone lei. Hoe fijn is dat?!
Ook jij kunt dat stapje zetten
Het is niet snel te laat om achter je klanten aan te gaan voor een uitgebleven betaling. Pak je boekhouding erbij, vis die facturen eruit en begin vandaag nog met bellen. Informeer ook naar de reden van het uitblijven van de betaling. Misschien kun je nog iets oplossen en houden jullie er allebei een goed gevoel aan over.
In het vervolg is het goed om je debiteurenbeheer te structureren. Dat kan bijvoorbeeld door een deel te automatiseren in een systeem zoals Debitan. Wil je er liever helemaal vanaf of zie je op tegen het bellen? Dan kun je je debiteurenbeheer uitbesteden. Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij kunnen áltijd wat voor je betekenen!