Deze maand zetten we een module in de spotlight die je hele debiteurenbeheer in een stroomversnelling kan brengen. Dit begint namelijk met het versturen van je factuur. De basis van onze software sluit natuurlijk aan op het moment dat je je factuur hebt verstuurd. Dán start je debiteurenbeheer. Maar wij zouden onszelf niet zijn als we niet een stapje harder (of eigenlijk terug) doen. Met Factureren365 kun je je facturen ook vanuit Debitan sturen. Mét handige betaallink. Dan heb je sowieso een voorsprong!
Online factuur maken en versturen
Met Factureren365 kun je je facturen direct opmaken een eigen factuur template in ons systeem en versturen met betaallink, maar wij kunnen ook facturen die in je eigen boekhoudsysteem zijn gemaakt versturen als PDF. De mails zijn voorzien van DKIM Signing (wat staat voor Domain Keys Identified Mail). Deze e-mail authenticatie techniek voegt een extra beveiligingslaag toe. De ontvanger kan namelijk verifiëren dat de mail (en dus de factuur) daadwerkelijk bij de zender vandaan komt en niet bij iemand die zich voordoet als die partij. Bovendien weet je ook zeker dat de factuur is aangekomen (dat excuus hoeft je klant dus niet te gebruiken!). In de mail en op de factuur wordt een betaallink meegestuurd als QR-code. Dit maakt de drempel om te gaan betalen veel lager. Dat wil je!
Automatiseringsslag
Voor veel dingen geldt dat het fijn is als je niet afhankelijk bent van de handelingen van personen. Als het automatisch gaat, gaat het sneller en efficiënter. Zo kun je je facturen als UBL (wat staat voor Universal Business Language) versturen. Daardoor kunnen boekhoudpakketten van zender en ontvanger met elkaar communiceren, zonder tussenkomst van personen. Jouw factuur wordt dan automatisch ingelezen in het systeem van je klant. Werk je voor overheden, dan is dit zelfs een must. De overheid stelt namelijk eisen aan jouw factuur.
Een andere automatiseringsslag is die voor abonnementen. Hebben jouw klanten een abonnement bij jou afgesloten, dan gaat automatisch iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar de factuur eruit. De facturen zijn gebaseerd op standaardartikelen en prijzen. Die kun je uiteraard volledig zelf aanpassen. En vanuit de module exporteer je alle facturen eenvoudig naar je boekhoudpakket én de juiste grootboekrekening. Scheelt jou weer werk!
Controle en feedback
Als facturen niet worden betaald kan dat komen doordat je klant niet tevreden is. Maar zolang jij dat niet weet, kun je er ook niets aan veranderen. Vanuit Factureren365 is het mogelijk een ‘direct reageren’ of ‘bezwaar maken’ knop toe te voegen. Dat klinkt alsof je verwacht dat je klant niet tevreden is, maar het maakt het contact laagdrempeliger. Zo weet je na het versturen van je factuur direct waar je aan toe bent. En je kunt eventuele problemen direct oplossen. Daar wordt je klant ook weer blij van. En tevreden klanten betalen sneller.
In het systeem kun je proforma facturen (laten) aanmaken. Die staan dan alvast klaar. Na een controle kun je ze definitief maken, waarna ze naar de administratie worden gestuurd.
In combinatie met onze Vastgoed365 module is het ook mogelijk speciale vastgoedfacturen aan te maken, die ingesteld zijn op deze branche. Kom je je klanten ook weer mee tegemoet.
Onze modules laten ons een stapje harder (of dus terug) doen, zodat jij een stapje harder kunt voor je klanten. En dat komt de betalingen van jouw facturen weer ten goede. Zo werken we samen aan jouw cashflow!