Het Team Juridische Zaken – Monika Boomgaard
‘Toen ik bij Het Team Juridische Zaken ging werken, kreeg ik Debitan erbij. Het bedrijf werkte al langer met het systeem. Na twee maanden inwerken en ontdekken, heb ik zelf proactief contact opgenomen. Nathalie is onze vaste contactpersoon en ik heb een heel goed gevoel bij haar. We hebben wekelijks contact, waarin we bijpraten over praktische zaken. Kort, maar krachtig. Nathalie kent onze klanten en weet wat er speelt in ons bedrijf én bij onze klanten. Daardoor kunnen we efficiënt overleggen en snel weer door. Dit geeft mij de zekerheid dat alles goed geregeld is. Ik weet dat alles loopt.
Goed debiteurenbeheer is van levensbelang
Debiteurenbeheer moet stelselmatig gebeuren. Als je zegt dat je klanten gaat nabellen en je doet dat toch niet, dan verlies je het momentum met de klant. Uitstellen is dan heel eenvoudig. Voor beide partijen. Je debiteurenbeheer is een gevoelig onderdeel van je bedrijfsproces. Als dat niet goed loopt, heeft dat impact op het hele bedrijf. Er komt tenslotte minder geld binnen. Zéker in deze tijd kan dat je bedrijf de kop kosten. Binnen kleine bedrijven zie je vaak dat iemand op de boekhouding meerdere verantwoordelijkheden heeft, waaronder het debiteurenbeheer. Dit is heel kwetsbaar en foutgevoelig. Het is makkelijk om te vergeten dat je nog even die klanten moest nabellen over openstaande facturen. Dat is de reden dat we het debiteurenbeheer hebben uitbesteed. Wij geloven erin dat je specialisten moet laten doen waar ze goed in zijn. Dat doen wij zelf ook. Je kunt niet alles zelf doen en dat hoeft ook niet. We besparen veel tijd, energie, fouten én geld op deze manier.
Eerst zaaien, dan oogsten
Afgelopen jaar is intern bij ons vanalles veranderd. We hebben een grote klantenbase en verschillende businessmodellen die naast elkaar bestaan. Intern hebben we veel gedigitaliseerd, zodat we up to date zijn op het gebied van marktontwikkelingen. Belangrijk daarbij is dat al die systemen met elkaar communiceren. Samen met Nathalie heb ik hard gewerkt aan de workflows, de administratie zelf en de manier waarop alles samen werkte. Nu plukken we de vruchten van al dat werk van het afgelopen jaar. Misschien hoeven we straks niet meer wekelijks te bellen, omdat alles goed loopt, maar ik vind het fijn dat ze zo de tijd nam om elkaar goed te leren kennen.
De succesmix voor je debiteurenbeheer
In mijn ogen kun je succesvol je debiteurenbeheer uitbesteden, zoals wij dat nu doen, toeschrijven aan de volgende mix:
- Een goed proces met ervaren medewerkers die weten wat ze doen;
- Goed contact met de klant, wij in dit geval, zodat je elkaar echt aanvoelt;
- De organisatie aan de kant van de klant. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat we gegevens over onze klanten en facturen snel aanleveren. Anders kun je niet verwachten dat alles snel loopt;
- Een goede samenwerking tussen de debiteurenbeheerder en de klant.
Ons debiteurenbeheer loopt nu grotendeels automatisch via verschillende workflows voor de verschillende bv’s. De workflows zijn helemaal gefinetuned voor ons. Het voelt als een maatwerk systeem. Alle stappen zijn procesmatig uitgerekend met wiskundige precisie. Terwijl het systeem werkt, kunnen wij ons focussen op ons vak. Zorgeloos ondernemen en doen waar we goed in zijn. Dat wens ik voor iedere ondernemer.’