Volgens onderzoek krijgt maar liefst 80% van de ondernemers regelmatig te maken met een onbetaalde factuur. Dat kan natuurlijk anders. Voorkom openstaande facturen (facturen die de betalingstermijn hebben overschreden) met deze 10 tips.
Tip 1: Inventariseer de risico’s
Als ondernemer loop je het risico om te maken te krijgen met langdurig openstaande facturen. Hoe groot dit risico is, bepaal je echter voor een groot deel zelf. Wanneer je vooral met vaste klanten werkt, is de kans groot dat zij tijdig betalen. Wanneer je klantenkring snel wisselt (en je niet erg kritisch bent op klanten voor je producten of diensten aan hen levert), loop je wat meer risico wat het betaalgedrag van je klanten betreft. Ook dit kun je deels zelf voorkomen. Bijvoorbeeld door bij nieuwe klanten een kredietcheck te doen of een kredietrapport op te vragen. Zo weet je vooraf met wie je zaken doet. Indien je dit wenst kun je hiervoor contact opnemen met Debitan.nl.
Tip 2: Factureer duidelijk
Een duidelijke factuur is mooi vormgegeven en volledig. In één oogopslag moet te zien zijn van wie de factuur afkomstig is, voor wie deze is bedoeld, om welk product/dienst het gaat, wat het totaalbedrag is dat betaalt dient te worden en wanneer de betaling uiterlijk binnen dient te zijn. Vermeld op de factuur niet alleen de betalingstermijn maar ook de exacte datum.
Tip 3: Factureer snel
Factureer direct nadat je de opdracht hebt afgerond. Hoe sneller je zelf factureert, hoe kleiner de kans dat een lange termijn het gevolg is van je eigen handelen. Wacht dus niet tot het einde van de maand, maar factureer zodra het werk is gedaan.
Tip 4: Plan betaaldata
Houd goed bij wanneer welke betalingen binnen moeten zijn. Eén optie is om dit heel nauwkeurig in je agenda te noteren en bij te houden. Een veel makkelijkere optie is echter om jouw Debiteurenbeheer zoveel mogelijk te automatiseren. Hierbij gaat een groot deel automatisch en wanneer er een actie vanuit jou is vereist (bijvoorbeeld een telefoontje naar de debiteur), dan krijg je hier automatisch een herinnering van. Nog een voordeel: het is minder foutgevoelig dan al het handmatige werk. Hoe vreemd zou het zijn als je pas na een paar maanden een klant nog wijst op een openstaande factuur?
Tip 5: Stem je betaalverwachtingen en -termijnen af op de kredietwaardigheid
Wanneer een klant minder goed betaalt dan verwacht, kun je 2 dingen doen:
- Of strenger worden met kortere termijnen
- Of soepeler met langere termijnen
Dit hangt vooral af van je doelstelling met de betreffende klant. Wanneer er bijvoorbeeld nog mooie opdrachten in het verschiet liggen, dan kun je misschien beter gaan voor optie 2.
Tip 6: Maak het betalen zo makkelijk mogelijk
Toch wel de allerbelangrijkste tip die we je kunnen geven: zorg dat de klant makkelijk kan betalen. Dit kan al heel eenvoudig door een iDeal link mee te sturen in digitale nota’s en bijvoorbeeld een QR-code bij offline facturen. Ook dit is allebei mogelijk wanneer je jouw debiteurenbeheer doet met de online software van Debitan.
Tip 7: Stem termijnen af op de mogelijkheden van de klant
Bij goede klanten (die je vertrouwt!) kun je soms best wat water bij de wijn doen, wat de betaaltermijn betreft. Hanteer jij altijd een betalingstermijn van 14 dagen, maar komt het in de planning van de klant beter uit wanneer je 30 dagen hanteert? Pas je betaaltermijn dan voor die klant aan. Zo kun je een opdracht winnen en liggen er hopelijk nog een paar mooie in het verschiet!
Tip 8: Leg afspraken vast en communiceer ze
Heb je contact gehad met een klant en een (nieuwe) afspraak gemaakt over de betaling? Leg dit dan voor jezelf vast en communiceer het tevens naar de klant. Zo is het voor jullie beide duidelijk wat er is afgesproken en kun je eventuele miscommunicaties ook meteen ondervangen. Tevens is het geen overbodige luxe zoveel mogelijk vast te hebben liggen wanneer het wel tot een gerechtelijke procedure mocht komen…
Tip 9: Bepaal een maximaal bedrag dat open mag staan per klant
Bepaal per klant een maximumbedrag wat aan openstaande facturen open mag staan. Ga na wat voor effect het heeft als dit maximumbedrag geruime tijd openstaat bij klanten. Kun je de lonen aan het personeel niet meer uitbetalen? Betekent dit het faillissement van jouw bedrijf? Dan is het maximumbedrag te hoog. Schets verschillende scenario’s om tot een juist bedrag te komen.
Tip 10: Vooraf betalen
Risico’s helemaal tot 0 beperken? Laat dan de klanten (indien mogelijk) vooraf betalen. Ook kun je dit inzetten wanneer je twijfelt aan een klant, veel investeringen moet doen om een bepaalde opdracht uit te voeren, of klanten hebt via-via of van ‘vrienden’.
Wil je weten wat Debitan voor jou kan beteken? Neem dan (geheel vrijblijvend) contact met ons op.