Wat is een betalingsherinnering?
Als je iets hebt verkocht of een dienst hebt verleend, dan stuur je een factuur naar de klant. Op deze factuur geef je duidelijk aan vóór welke datum de factuur betaald moet zijn. Helaas komt het regelmatig voor dat de factuur niet op tijd wordt betaald. Mensen vergeten nog weleens te betalen of er is een andere reden waardoor het (per ongeluk) nog niet is gebeurd. Dat neemt niet weg dat jij nog steeds op je geld zit te wachten. Om je klant te laten weten dat je nog steeds op zijn geld zit te wachten, stuur je een betalingsherinnering. Dit is een vriendelijk bericht waarin je je klant laat weten dat hij of zijn je factuur nog niet heeft betaald. En het verzoek om dat zo snel mogelijk alsnog te doen.
Geen tijd voor al die herinneringen?
Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?
Veel bedrijven wachten erg lang met het versturen van een herinnering tot betalen. Maar waarom zou je dat doen? Wachten jouw leveranciers ook graag langer op jouw betaling? Stuur je betalingsherinnering meteen na het verstrijken van de oorspronkelijke betalingstermijn. De aankoop zit dan meestal nog wel vers in het geheugen van je klant en jij laat zien dat jij je klant niet vergeten bent. Een betalingsherinnering kunt je digitaal of via de post versturen.
Veel bedrijven hanteren een betalingstermijn van 14 dagen. Op dag 15 kun je dan een herinnering versturen.
Betalingsherinnering of een aanmaning?
Een betalingsherinnering is niet hetzelfde als een aanmaning. Een herinnering is een vriendelijke reminder. Iedereen vergeet weleens wat. Stuur de factuur nog eens mee of koppel een betaallinkje aan je herinnering.
Een aanmaning is minder vriendelijk van toon en heeft een meer dwingend karakter. Daarnaast zet je in een aanmaning wat de gevolgen zijn van het niet tijdig betalen van je factuur. Een aanmaning stuur je meestal wanneer een betalingsherinnering niet het gewenste effect heeft.
Een duidelijke betalingsherinnering
Mensen houden van duidelijkheid. Ze willen weten waar ze aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht. Een duidelijke factuur, ook wel invoice, draagt zeker bij aan een tijdige betaling ervan. Dat geldt natuurlijk ook voor de betalingsherinnering. Zet minimaal de volgende dingen erin:
- factuurnummer en factuurdatum;
- het openstaande bedrag;
- het klant en/of ordernummer;
- de ‘nieuwe’ betalingstermijn.
Stuur de oorspronkelijk factuur mee of maak het je klant nóg makkelijker door een betaallinkje mee te sturen, zoals een QR code of een iDeallinkje. Zo maak je de kans op snelle betaling nóg groter.
Welke betalingstermijn hanteer je in een betalingsherinnering?
De betalingstermijn die je aangeeft in de herinnering, hangt af van de betalingstermijn van de oorspronkelijke factuur. Zie hieronder:
Oorspronkelijke factuur Betalingsherinnering
- 14 dagen 5 dagen
- 15-30 dagen 7 dagen
- 30+ dagen 10 dagen
Nog steeds onbetaald?
Ook na het versturen van een betalingsherinnering kan het gebeuren dat je factuur nog open staat. Wat doe je dan? De opties die je dan hebt zijn minder vriendelijk van toon en over het algemeen dwingender van aard. Dit vervolgtraject begint met het versturen van een eerste aanmaning.Hierin leg je duidelijk uit wat de consequenties zijn van het uitblijven van een betaling.
Wil je voorkomen dat je achter openstaande facturen aan moet? Professionaliseer je debiteurenbeheer! Probeer Debitan gratis en ontdek alle voordelen van grip op de zaak hebben. Maak van Debiteurenbeheer een Way of Life