Je voert succesvol debiteurenbeheer als de debiteurenpost ten opzichte van jouw omzet zo laag mogelijk is. Met andere woorden: als de facturen op tijd en in hun geheel worden betaald. Helaas gaat dit niet vanzelf en om dit voor elkaar te krijgen dien je er heel wat tijd en energie in te steken.

Wanbetaling komt vaker voor dan je denkt

Zo komt het niet betalen van facturen vaker voor dan je denkt. Dit komt lang niet altijd door financiële problemen of kwade bedoelingen. Een te late of geen betaling kan bijvoorbeeld ook komen door een slechte administratie of zakelijke geschillen. Wanbetaling is één van de grootste redenen waarom bedrijven failliet gaan. Het is dan ook van groot belang dat je er alles aan doet om dit te voorkomen.

Wanbetaling voorkomen

Je kunt voor het succesvol voeren van jouw debiteurenbeheer een aantal zaken al vooraf regelen. Zo kun je voordat je een overeenkomst aangaat met een bedrijf of persoon een kredietwaardigheidscheck doen. Hiermee kun je onderzoeken wat het risico op wanbetaling is voordat je besluit met een bedrijf of persoon in zee te gaan. Daarnaast dien je duidelijke afspraken te maken over de betalingstermijn en je hier ook aan te houden. Heb je bijvoorbeeld een betalingstermijn afgesproken van 14 dagen? Dan kun je niet pas na een maand gaan kijken of de betaling daadwerkelijk is voldaan.

Meteen aan de slag met wanbetalers.

Proces Debiteurenbeheer

Om jouw proces debiteurenbeheer goed uit te voeren, kun je het beste een vaste workflow hanteren. Hieronder laten we zien hoe zo’n proces debiteurenbeheer eruit kan zien. Hierbij hanteren we een betalingstermijn van 14 dagen.

• Betaalherinnering: 15 dagen na factuurdatum
• Telefonische herinnering: 21 dagen na factuurdatum
• Aanmaning: 30 dagen na factuurdatum
• Laatste telefonische poging: 44 dagen na factuurdatum

Na de laatste telefonische poging nog steeds geen betaling ontvangen? Dan kun je ervoor kiezen de vordering uit handen te geven aan bijvoorbeeld een incassobureau.

Debiteurenbeheer automatiseren

Debitan biedt verschillende softwarepakketten waarmee je het beheer van jouw debiteuren kunt automatiseren. Dit houdt in dat jouw debiteuren automatisch worden opgevolgd na verzending van de factuur.

Je hebt hierbij de keuze uit verschillende pakketten. Tevens kun je bij Debitan terecht voor aanvullende modules waarmee we jouw debiteurenadministratie helemaal op maat kunnen maken. Meer informatie? Neem dan contact met ons op. Daarnaast heb je de keuze om jouw administratie in eigen beheer te houden of deze geheel uit te besteden.

Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen?

Of jij jouw debiteurenadministratie moet uitbesteden of zelf moet doen is afhankelijk van meerdere factoren. Zo hangt het onder andere af van de hoeveelheid debiteuren die je hebt. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen. Voor (middel)grote bedrijven geldt dat zij het beter kunnen uitbesteden.