Iedere ZZP’er krijgt er vroeg of laat mee te maken, facturen die niet op tijd worden betaald. Een vervelende situatie die vaak de nodige tijd kost om het openstaande bedrag alsnog te innen. Aan de hand van de volgende tips kun je als ZZP’er zelf inhoud geven aan je debiteurenbeheer en kom je te weten wat je allemaal kunt doen als de zojuist beschreven situatie zich voordoet.
Tips voor een betere ZZP debiteurenbeheer
- Voor een goede debiteurenbeheer is het belangrijk dat je als zelfstandige altijd goed de administratie bijhoudt.
- Maak met je klant vooraf duidelijke afspraken over de betalingstermijn en de consequenties bij het overschrijden ervan. Leg deze vast in een offerte, de algemene voorwaarden, of in een order- of opdrachtbevestiging. Hanteer als betalingstermijn maximaal 30 dagen. Vermeldt het betalingstermijn altijd duidelijk op de factuur en informeer meteen bij je klant of er wellicht problemen zijn met de factuur indien het betalingstermijn wordt overschreden.
- Factureer tijdig. Stuur de factuur meteen nadat je de opdracht hebt afgerond. Als het om grote bedragen gaat is het handig om al voor de vervaldatum contact op te nemen met de klant om na te vragen of de factuur in orde is en op welke datum je de betaling kan verwachten. Zo wordt je tijdig op de hoogte gesteld indien er discussie is over een factuur. Bij grote opdrachten die veel tijd gaan kosten is het raadzaam om in plaats van het gehele bedrag te factureren wanneer de opdracht is afgerond, gedurende de werkzaamheden deelfacturen te versturen. Door op deze manier te werken voorkom je dat je als ZZP lange tijd zonder geld komt te zitten en bouw je een veiligheidsmechanisme in dat je de mogelijkheid hebt om je werkzaamheden stil te leggen wanneer de betalingen uitblijven. Zorg er uiteraard voor dat je duidelijke afspraken hierover maakt met je opdrachtgever.
- Neem telefonisch contact op met je klant als deze niet op tijd betaald. In een telefonisch gesprek kom je vaak meer te weten over de reden van wanbetaling dan via briefverkeer of e-mail. Bevestig de uitkomst van het telefoongesprek achteraf altijd nog even schriftelijk. Blijft de betaling hierna nog uit verstuur dan eerst een vriendelijke herinnering gevolgd door een aanmaning (een week na de herinnering). Vermeldt in de aanmaning altijd een uiterste datum wanneer het geld overgemaakt moet zijn (bijvoorbeeld 7 dagen na dagtekening van de brief). Mocht de klant ook hierna niet het openstaande bedrag betalen kun je over gaan tot het sturen van een ingebrekestelling waarin je de klant informeert dat de vordering wordt overgedragen aan een incassobureau of advocaat. Helaas zal de relatie met je klant op dit moment niet meer optimaal zijn.
- In het geval een klant echt niet betaald kan er teruggaaf van oninbare vorderingen worden aangevraagd bij de belastingdienst. Dit houdt in dat je de BTW over het factuur wat je hebt aangegeven en al hebt betaald terug kunt vragen.
- Om te voorkomen dat je bij wanbetaling van klanten geen geld krijgt is het mogelijk om de gefactureerde bedragen te verzekeren bij een gespecialiseerde verzekeringsmaatschappij. Echter betaal je hiervoor een (voor ZZP’ers vaak aanzienlijk) percentage van het gefactureerde bedrag en moet je rekening houden met een eigen risicobedrag.
Voorkom wanbetaling
Als ZZP’er is het erg belangrijk dat klanten op tijd betalen. Voorkomen is daarom altijd beter dan genezen. Ga je met een nieuwe klant in zee probeer daarom altijd een goed beeld te krijgen van deze klant. Check altijd of je klant ingeschreven is bij de Kamer van Koophandel. Maar check je klant ook na op internet en vraag eventueel referenties op. Zorg er ook altijd voor dat je voldoende contact hebt gehad met de klant voordat je een opdracht van ze aanneemt. Via gesprekken en of bezoeken aan de klant/bedrijf kun je een eerste indruk krijgen en vaak al inschatten met wat voor klant je te maken hebt. Het is ook mogelijk om je klant door een professionele kredietbeoordelaar te laten checken, dit is echter vaak vrij prijzig en biedt geen garanties.
ZZP Debiteurenbeheer handig online beheren
Tegenwoordig zijn er verschillende online debiteuren management systemen/ factuurprogramma’s ontwikkeld die het voor ZZP’ers makkelijker maken om overzicht te houden in het facturatieproces en bepaalde acties, zoals factureren en het versturen van herinneringen automatisch uitvoeren. Deze online debiteuren management systemen hoeven niet veel te kosten per maand en zorgen ervoor dat je meer tijd overhoudt voor het uitvoeren van het ‘echte’ werk.
Heeft u interesse in wat een online debiteuren management systeem / factuurprogramma voor jouw onderneming kan betekenen? Debitan biedt op maat gemaakte debiteurenbeheer. Debitan staat voor volledig geautomatiseerde online factureren, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Wij helpen je graag proactief met je debiteuren te communiceren waardoor je kosten bespaart, een hogere klant tevredenheid bewerkstelligd en je cashflow wordt verhoogd. Daarnaast is het ook mogelijk om je facturatie en overige debiteurenbeheer volledig uit te besteden aan Debitan.
De voordelen van ZZP debiteurenbeheer door Debitan op een rij:
- Volledig geautomatiseerde debiteurenbeheer;
- Geen grote investeringen;
- Afname personeelskosten debiteurenbeheer afdeling;
- Vermindering van afschrijvingskosten op debiteuren.
Graag weten wat wij precies voor je kunnen betekenen? Of wil je meer informatie opvragen over ons online debiteuren management systeem, neem dan gerust contact met ons op.
Voor meer informatie over onze pakketten klik op onderstaande button: